Iniciado em 2009, o projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) representa o esforço da administração tributária voltado para integração do processo de controle fiscal, possibilitando o fortalecimento do controle e da fiscalização do contribuinte. No entanto, passados seis anos da implantação desse projeto, muitas empresas ainda não se atentaram para a importância da guarda e manutenção dos arquivos eletrônicos gerados por elas e recebidos de seus fornecedores. A grande maioria das empresas acabam guardando somente os arquivos emitidos esquecendo-se que a legislação também obriga o armazenamento (pelo prazo de cinco anos) dos arquivos XML das NFe recebidas de seus fornecedores.
É muito importante destacar que não basta guardar o DANFe, que como o próprio nome já diz é apenas um “Documento Auxiliar” da NFe . A legislação tributária exige que os arquivos XML, com assinatura digital, sejam guardados por, no mínimo, cinco anos para eventuais conferências fiscais. Este é o principal motivo de recebermos tantos e-mails com os links apontando para os XML da NFe de fornecedores, ação realizada para atender à exigência legal que obriga o emitente da NF-e a entregar ou disponibilizar o arquivo XML para o seu destinatário. O método mais utilizado pelo mercado para resolver esse ponto é o envio desses arquivos por e-mail, otimizando a entrega e automatizando os processos. Devido à importância destes arquivos e à modernização constante, é preciso difundir uma nova cultura onde os arquivos de papel agora são substituídos por arquivos digitais. É importante destacar que, por motivo de segurança, estes arquivos não devem estar sujeitos exclusivamente a comunicação por e-mail, sendo necessário um canal de contingência como forma de prevenir a perda de informações tão relevantes.
Um procedimento adicional que garante maior segurança é o processo de validação da chave de acesso à Nota fiscal eletrônica, realizada através do portal http://www.nfe.fazenda.gov.br. Recomenda-se ainda armazenar esses arquivos de forma organizada e separado cronologicamente, em servidores locais ou na nuvem, de preferência acompanhados de uma rotina de backup periódico. Atualmente já existem ferramentas de mercado que administram toda esta operação de forma automatizada, com preços acessíveis para os diferentes portes de empresas.
Realizando estes procedimentos de forma correta e periódica sua empresa estará atendendo a uma exigência legal que poderá ser requerida a qualquer momento pela autoridade fiscal. Para saber mais sobre a legislação tributária relacionada ao SPED e à Nota Fiscal Eletrônica, http://ww1.receita.fazenda.gov.br ou http://www.nfe.fazenda.gov.br.
