Como os escritórios de advocacia podem utilizar a tecnologia para fidelizar seus clientes?

     A fidelização de clientes, ação capaz de transforma-los em promotores de negócios, pode mudar drasticamente a atuação de um escritório de advocacia. Adquirir um novo cliente custa de bem mais do que manter um antigo. As boas práticas para fidelização abordam questões bem simples, como estar disponível e retornar as ligações telefônicas, mas também contemplam comportamentos que exigem um pouco mais de dedicação, como por exemplo, enviar relatórios para que o cliente fique a par de todas as etapas de seu processo. E, é justamente nesse momento que a tecnologia pode facilitar o dia a dia dos advogados. Serão apresentadas a seguir algumas ferramentas tecnológicas que podem ser úteis no desenvolvimento das estratégias para retenção e fidelização de clientes.

1 – Calendário com datas importantes

     A agenda do escritório de advocacia não deve conter apenas informações de prazos de processos, audiências ou pedido de recursos. Também é importante guardar informações mais pessoais, como a data de aniversário do cliente. Todo mundo gosta de ser lembrado em seu dia e receber uma ligação, uma mensagem no celular ou um e-mail de parabéns é uma forma de estabelecer um relacionamento com os clientes. Mas como armazenar todas essas informações? Há quem ainda prefira anotar datas importantes no caderno, mas existem ferramentas tecnológicas que podem fazer a diferença na hora de enviar “parabéns”, transformando-o em um investimento na retenção de clientes.

     Com as funções de e-mail, pessoas e calendário do Office 365 permitem o envio de notificações para clientes, seja no computador, tablet ou telefone celular. Permite ainda o registro de compromissos e atividades do dia a dia com a opção de ativar lembrete. O alerta para as datas de aniversários de clientes e parceiros pode facilmente ser inserido nessa agenda.

2 – E-mail marketing

     O e-mail marketing pode ser utilizado para encaminhar informações gerais do escritório para vários ou todos os clientes de sua carteira.  É possível criar listas para grupos profissionais específicos e enviar textos direcionados. As funções de e-mail, pessoas e calendário do Office 365 permitem e-mail marketing de forma segmentada e oferece inclusive diferentes modelos que podem ser utilizados para as campanhas de retenção de clientes.

3 – Envie relatórios

     Mantenha seus clientes informados de todas as etapas e prazos do processo. O Sharepoint Online, presente nos planos do Office 365 pode ser aplicado a gestão de processos e intimações, permitindo assim que o advogado registre informações dos processos, pedidos, bens e garantias, andamentos, movimentações processuais, intimações e acompanhamento de prazos. Se essas informações forem constantemente atualizadas será possível criar, publicar e enviar automaticamente relatórios para seus clientes.

4 – Crie canais de comunicação

     Uma das premissas fundamentais da fidelização e retenção de clientes é a disponibilidade e acessibilidade dos escritórios. Com que frequência o seu escritório está disposto a manter contato com a cartela de clientes? Algumas vezes esse contato permanente é dificultado devido ao dia a dia da profissão, reuniões, audiência, etc. Por isso a oferta de diferentes canais de comunicação é essencial, já que nem sempre é possível atender as chamadas ou retorná-las rapidamente. O Skype for Business presente nos planos do Office 365 e sua possibilidade de integração com o Skype gratuito pode ser uma solução para facilitar a comunicação com seus clientes.

5 – Ferramentas de CRM

     Se seu escritório de advocacia tem uma grande cartela de clientes já está na hora de investir em um software de CRM (Customer Relationship Management), pois ele auxilia vários setores do escritório a se relacionar com o cliente de forma mais organizada. Essa ferramenta recolhe dados estratégicos do cliente, como renda mensal, comportamento, idade, expectativas, entre outros. Após essa coleta é possível segmentar os clientes, criar estratégias de marketing assertivas e atendimentos mais personalizados. O Sharepoint Online, presente nos planos do Office 365 tem a capacidade de armazenar e analisar dados de prospecção e captação de clientes, possibilitando a criação painéis dinâmicos de análise, disponíveis em qualquer dispositivo.

     Gostou de nossas dicas para investir na retenção de clientes do seu escritório? Então entre em contato com a Aura Consultoria e descubra como o Office 365 pode contribuir para a retenção e fidelização de seus clientes.

Magno Cordeiro
Consultor de Melhoria
magno@auraconsultoria.com.br
(85) 99404-4634
www.auraconsultoria.com.br

Você conhece o Power BI?

O Microsoft Power BI transforma os dados da sua empresa em informações visuais avançadas, ajudando você a concentrar-se no que realmente importa. Mantenha-se informado, identifique tendências conforme elas acontecem e impulsione ainda mais seu negócio.

Usando o Power BI você poderá criar painéis de indicadores de forma rápida e fácil. Estes painéis poderão ser publicados em sites privados ou públicos para consulta por qualquer navegador de internet.

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Se precisar de ajuda, entre em contato com a Aura Consultoria pelo site http://www.auraconsultoria.com.br ou pelo e-mail contato@auraconsultoria.com.br.

Estamos preparados para ajudá-lo!

OBRIGATORIEDADE DA GUARDA DE ARQUIVOS XML DAS NF-e

     Iniciado em 2009, o projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) representa o esforço da administração tributária voltado para integração do processo de controle fiscal, possibilitando o fortalecimento do controle e da fiscalização do contribuinte. No entanto, passados seis anos da implantação desse projeto, muitas empresas ainda não se atentaram para a importância da guarda e manutenção dos arquivos eletrônicos gerados por elas e recebidos de seus fornecedores.  A grande maioria das empresas acabam guardando somente os arquivos emitidos esquecendo-se que a legislação também obriga o armazenamento (pelo prazo de cinco anos) dos arquivos XML das NFe recebidas de seus fornecedores.

     É muito importante destacar que não basta guardar o DANFe, que como o próprio nome já diz é apenas um “Documento Auxiliar” da NFe . A legislação tributária exige que os arquivos XML, com assinatura digital, sejam guardados por, no mínimo, cinco anos para eventuais conferências fiscais. Este é o principal motivo de recebermos tantos e-mails com os links apontando para os XML da NFe de fornecedores, ação realizada para atender à exigência legal que obriga o emitente da NF-e a entregar ou disponibilizar o arquivo XML para o seu destinatário. O método mais utilizado pelo mercado para resolver esse ponto é o envio desses arquivos por e-mail, otimizando a entrega e automatizando os processos. Devido à importância destes arquivos e à modernização constante, é preciso difundir uma nova cultura onde os arquivos de papel agora são substituídos por arquivos digitais. É importante destacar que, por motivo de segurança, estes arquivos não devem estar sujeitos exclusivamente a comunicação por e-mail, sendo necessário um canal de contingência como forma de prevenir a perda de informações tão relevantes.

     Um procedimento adicional que garante maior segurança é o processo de validação da chave de acesso à Nota fiscal eletrônica, realizada através do portal http://www.nfe.fazenda.gov.br. Recomenda-se ainda armazenar esses arquivos de forma organizada e separado cronologicamente, em servidores locais ou na nuvem, de preferência acompanhados de uma rotina de backup periódico. Atualmente já existem ferramentas de mercado que administram toda esta operação de forma automatizada, com preços acessíveis para os diferentes portes de empresas.

     Realizando estes procedimentos de forma correta e periódica sua empresa estará atendendo a uma exigência legal que poderá ser requerida a qualquer momento pela autoridade fiscal. Para saber mais sobre a legislação tributária relacionada ao SPED e à Nota Fiscal Eletrônica, http://ww1.receita.fazenda.gov.br ou http://www.nfe.fazenda.gov.br.

SPED da Produção e do Estoque

Prorrogação do Prazo de Início da Obrigatoriedade do Bloco K

Foi publicado no diário oficial da união de 08 de outubro de 2015 o ajuste SINIEF 8, referente a prorrogação de prazo e escalonamento da obrigatoriedade do Bloco K (SPED da Produção), parte integrante da EFD ICMS/IPI. Segue a íntegra do ajuste, com destaque para as prorrogações de prazo:

Ajuste SINIEF 8, publicado em 2 de outubro de 2015

Altera o Ajuste SINIEF 02/09, que dispõe sobre a Escrituração Fiscal Digital - EFD.

O Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ e o Secretário da Receita Federal do Brasil, na 158ª reunião ordinária do Conselho Nacional de Política Fazendária - CONFAZ, realizada em Florianópolis, SC, no dia 2 de outubro de 2015, tendo em vista o disposto no art. 199 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966), resolvem celebrar o seguinte

  

Cláusula primeira 

Fica alterado o § 7º da cláusula terceira do Ajuste SINIEF 02/09, de 3 de abril de 2009, com a redação que se segue:

“§ 7º A escrituração do Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque será obrigatória na EFD a partir de:

 I - 1º de janeiro de 2016:

 a) para os estabelecimentos industriais classificados nas divisões 10 a 32 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) pertencentes a empresa com faturamento anual igual ou superior a R$300.000.000,00;

 b) para os estabelecimentos industriais de empresa habilitada ao Regime Aduaneiro Especial de Entreposto Industrial sob Controle Informatizado (Recof) ou a outro regime alternativo a este;

II – 1º de janeiro de 2017, para os estabelecimentos industriais classificados nas divisões 10 a 32 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) pertencentes a empresa com faturamento anual igual ou superior a R$78.000.000,00;

III - 1º de janeiro de 2018, para: os demais estabelecimentos industriais; os estabelecimentos atacadistas classificados nos grupos 462 a 469 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) e os estabelecimentos equiparados a industrial.

Cláusula segunda 

Ficam acrescentados os §§8º e 9º à cláusula terceira do Ajuste SINIEF 02/09, com a redação que se segue:

“§ 8º Para fins do Bloco K da EFD, estabelecimento industrial é aquele que possui qualquer dos processos que caracterizam uma industrialização, segundo a legislação de ICMS e de IPI, e cujos produtos resultantes sejam tributados pelo ICMS ou IPI, mesmo que de alíquota zero ou isento.

§ 9º Para fins de se estabelecer o faturamento referido no § 7º, deverá ser observado o seguinte:

I – Considera-se faturamento a receita bruta de venda de mercadorias de todos os estabelecimentos da empresa no território nacional, industriais ou não, excluídas as vendas canceladas, as devoluções de vendas e os descontos incondicionais concedidos;

II – O exercício de referência do faturamento deverá ser o segundo exercício anterior ao início de vigência da obrigação.”.

Cláusula terceira 

Este ajuste entra em vigor na data de sua publicação no Diário Oficial da União, produzindo efeitos a partir de 1º de novembro de 2015.

  

Fonte: https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2015/ajuste-sinief-8-15

A Necessidade de Profissionalização do Servidor Público Brasileiro

A Administração Pública moderna é modificada pela presença ou ausência excessivas do Estado, assumindo ou deixando de assumir tarefas e objetivos além de suas finalidades e possibilidades. As chamadas disfuncionalidades na Administração Pública, segundo CAIDEN e VALDES,1998, decorrem sempre dessa presença excessiva do Estado administrativo assumindo tarefas e objetivos para além de suas finalidades e possibilidades. Esse fato pode ser caracterizado pela forte presença do Estado na economia, assumindo um papel que seria destinado aos empresários da iniciativa privada. Atuando nesse campo, o Estado exerce controle quase que absoluto de preços, de processos produtivos e de comercialização, ditando as regras do mercado. Por outro lado, a modificação da Administração Pública pode ocorrer pela presença mínima do Estado, ou pelo menos a tentativa de reduzir o tamanho dessa sua presença, inclusive em áreas de sua competência, como saúde, educação, segurança, entre outras. Um exemplo marcante da redução da presença do Estado, segundo os referidos autores, é o decréscimo das condições de emprego e trabalho, e a consequente acentuação das diferenças entre providos e desprovidos.

Diante desse quadro, acredita-se ser urgente e necessário construir um papel mais apropriado para a Administração Pública, ampliando sua capacidade de ofertar bens e serviços adequados à demanda da sociedade. O Estado proposto pelos autores deve atuar como catalisador e encorajador de atividades de outras organizações sociais, assumindo uma liderança pública de qualidade e governo efetivo. Além disso, o mesmo Estado deve agir de forma a complementar atividades desenvolvidas por outras organizações sociais, na perspectiva de acomodar as diversas habilidades, valores e objetivos presentes nas mais diversas organizações sociais. Assim, considerando que cada organização tem seu lugar na sociedade, cada uma com seus benefícios, custos e requisitos especiais, o Estado promove a melhoria de vida para todos os cidadãos.

Como pilar para a construção de uma nova forma de atuação da Administração Pública está o papel desempenhado pelos servidores públicos que, em comparação com os servidores privados, apresentam características inferiores em vários aspectos. Em contraste com a realidade da iniciativa privada, onde os fatores competição, insegurança e escassez direcionam o perfil do profissional para a busca de inovação e desenvolvimento continuados, ressalta-se a acomodação e a estabilidade como motivadores da falta de empreendedorismo e desprezo às oportunidades de melhoria por parte do profissional público. Este cenário inferioriza o profissional público, caracterizando-o como “isolado do mundo real” e restrito a atividade burocrática predefinida que eventualmente torna-se prioritária, ficando a busca pelo bem público e melhoria da condição humana em segundo plano.

Uma solução possível seria a mudança do ambiente organizacional, com o objetivo de promover o comportamento modelar e o desenvolvimento profissional continuado, sendo necessária a definição de padrões profissionais e a implantação de medidas de desempenho capazes de mensurar e direcionar o desenvolvimento proposto. No caso do Brasil, o profissional público brasileiro deveria ser representado pelos seguintes princípios:

I – Promover benefícios públicos baseados nas necessidades sociais e atuar na prevenção da aplicação de tais benefícios de forma restrita ou discriminatória;

II – Demonstrar honestidade na divulgação de informações em defesa do interesse púbico, mesmo que tal informação afete a estrutura hierárquica do próprio profissional público;

III – Demonstrar idealismo no sentido de que o avanço do interesse público e o avanço da condição humana devem ser praticados e defendidos, mesmo na ausência de compreensão ou recompensa;

IV – Tornar o recurso público uma ferramenta irrestrita de desenvolvimento social, administrando-a de forma responsável e aplicando-a na prevenção da violência, da discriminação e na redução das diferenças sociais;

V – Prevenir o roubo, a fraude, o desvio ou o mau uso do recurso público, independente de sua quantidade ou valor monetário, tornando-se agente de melhoria do modelo e do processo público. Tais ações devem promover a transparência, a agilidade e a amplitude de todo e qualquer serviço prestado.

No cenário atual constata-se que, tais valores não estão presentes na figura do profissional público brasileiro. Acredita-se na existência de profissionais com valores próximos dos descritos, porém, sua presença é encoberta pelo grande volume de casos de corrupção e pelo descaso com o bem público, aparentes a toda a sociedade. Numa nova concepção de Administração Pública, deve-se considerar que “O todo é maior que a soma das partes”, ou seja, não bastaria contar com profissionais competentes e éticos em sua individualidade e apenas somá-los uns aos outros para que se tenha um serviço público a contento.

Considerando a realidade atual, altamente globalizada, a expressão serve como um alerta para a necessidade da criação de padrões profissionais públicos que tragam consigo a capacidade de visualizar além de suas especialidades, considerando inclusive condições globais comuns à melhoria da condição humana. Iniciar um processo de profissionalização e melhoria do serviço público onde o profissional, a administração e as relações entre administrações públicas são considerados elementos independentes não garante que a soma destes elementos melhorados individualmente resulte em melhoria efetiva do todo. Sob a ótica de CAIDEN e VALDES,1998, o processo deve ser iniciado pela promoção de padrões profissionais e monitoramento do desempenho profissional, seguido da melhoria contínua das medidas de desempenho, sempre objetivando a melhoria da condição humana em sua definição mais abrangente.

Referências Bibliográfica

CAIDEN, Gerald E.; VALDES, Daisy de Asper. A essência do profissionalismo no Serviço Público. Revista de Informação Legislativa, Brasília ano 35 n. 138, p.139-153, abr./jun. 1998.

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Palestra Gratuita: Preparação para implantação do e-Social